Klantenservice voor KMO's in Poperinge en omliggende gemeenten (Ieper, Vleteren, Heuvelland). OpSynCore verzorgt de communicatie met uw klanten zodat elk contactmoment professioneel, snel en persoonlijk is, zonder dat u in Poperinge extra personeel hoeft aan te werven.
Klanten krijgen geen antwoord en lopen over naar de concurrent.
E-mails blijven dagenlang onbeantwoord, klanten raken gefrustreerd.
Elke medewerker communiceert anders, geen uniforme aanpak.
Professionele afhandeling van alle klantcontacten namens uw bedrijf.
Beantwoording van e-mails en telefonische opvolging.
Beheer van online klantvragen via chat en social media.
Gestructureerde opvolging en afhandeling van klachten.
Meting en rapportage van klanttevredenheid en service-KPI's.
Proactieve opvolging van offertes, afspraken en beloftes.
We analyseren uw huidige klantcommunicatie en identificeren verbeterpunten.
We stellen een plan op met richtlijnen, templates en procedures.
We nemen de klantcommunicatie over volgens de afgesproken standaarden.
Regelmatige rapportage over klanttevredenheid en verbeterpunten.
11 jaar ervaring
Meer dan een decennium expertise in bedrijfsprocessen, administratie en digitale oplossingen voor KMO's in België & Nederland. Vertrouwd met ISO 9001:2015 kwaliteitsnormen.
Persoonlijke aanpak
Standaardpakketten én oplossingen op maat. Wij leren uw bedrijf kennen en werken als verlengstuk van uw team.
Snel & resultaatgericht
Binnen 24 uur reactie, concrete resultaten binnen de eerste week. Geen lange trajecten, maar directe impact.
Poperinge is wereldwijd bekend als de hoofdstad van de Belgische hopteelt, een traditie die vandaag nog springlevend is dankzij de vele hopboeren, het Hopmuseum en de driejaarlijkse Hopfeesten die duizenden bezoekers naar de stad lokken. Deze combinatie van agrarische bedrijvigheid en cultureel toerisme brengt een specifiek klantenbestand met zich mee: hoptelers die handelspartners over de hele wereld bedienen, en toeristische spelers die bezoekers rond de hopcultuur ontvangen.
Een hopteler in Poperinge werkt vaak met internationale afnemers uit de brouwerijsector, van lokale microbrouwerijen tot grote internationale spelers die jaarlijks hun hop bij Poperingse telers betrekken. Deze zakelijke relaties vereisen snelle en correcte communicatie over kwaliteit, oogst en levering, net op momenten dat de teler zelf volop bezig is met de oogst zelf. OpSynCore neemt die klantenopvolging over, zodat een belangrijke afnemer nooit het gevoel krijgt dat zijn vraag blijft liggen door de drukte op het veld.
Rond het Hopmuseum en tijdens de Hopfeesten trekt Poperinge bovendien een golf aan bezoekers die vooraf informatie zoeken over openingsuren, rondleidingen en het programma. Kleine horecazaken en logies in de omgeving van de Grote Markt krijgen dan een schier onmogelijke combinatie van gasten bedienen en telefoons beantwoorden voorgeschoteld. Net in die piekperiodes, die zich in Poperinge sterk concentreren rond specifieke evenementen, is een externe, professionele opvolging van klantencontacten van onschatbare waarde.
OpSynCore kent de eigenheid van Poperinge als streek waar landbouw, ambacht en cultuur nauw verweven zijn. Door telefonie en correspondentie professioneel te beheren, zowel voor lokale hoptelers als voor toeristische en horeca-ondernemingen, zorgt OpSynCore ervoor dat elke klant, van een internationale brouwer tot een dagjestoerist, tijdig en correct geholpen wordt.
Een hopboer in Poperinge krijgt tijdens de pluk een telefoontje van een brouwerij die dringend een levering wil bevestigen voor het volgende seizoen, maar kan door het drukke veldwerk niet opnemen. De brouwerij zoekt dan een ander contact binnen de streek. In een stad die wereldwijd bekendstaat om haar hopteelt, kunnen dergelijke gemiste contacten een langdurige samenwerking op het spel zetten. OpSynCore neemt deze telefoons voor u op tijdens drukke periodes, geeft basisinformatie door volgens de afspraken die u met ons maakt, en zorgt dat belangrijke klanten en partners tijdig een antwoord krijgen.
De afspraken die wij hanteren stemmen we af op de seizoensgebonden aard van uw activiteit: welke vragen over levering en beschikbaarheid mogen wij zelfstandig beantwoorden, en welke contacten moeten onmiddellijk naar u worden doorgeschakeld tijdens de oogstperiode. Voor een landbouwbedrijf in Poperinge betekent dit vaak dat we extra aandacht besteden aan de piekperiode van de hopoogst, wanneer de bereikbaarheid het meest onder druk staat. Bij de opstart bespreken we uw jaarlijkse werkritme in detail, waarna wij de dagelijkse opvolging van telefoon en mail overnemen, afgestemd op uw seizoenen.
Ja, zakelijke communicatie met internationale klanten uit de brouwerijsector wordt professioneel en tijdig opgevolgd, ook tijdens de drukke oogstperiode.
De bereikbaarheid wordt tijdelijk uitgebreid rond dit evenement, zodat vragen van bezoekers en groepen snel beantwoord blijven.
Zeker, ook kleinschalige horeca-uitbaters hebben baat bij professionele opvolging tijdens piekmomenten zonder extra personeel te moeten aanwerven.
Ja, net tijdens de oogst neemt OpSynCore de klantenopvolging over zodat de teler zich volledig op het veldwerk kan concentreren.
Praktische vragen over openingsuren en rondleidingen kunnen mee opgenomen worden in de opvolging, afgestemd op de betrokken onderneming.
Actief voor KMO’s in Poperinge en omgeving, vanuit ons kantoor in Houthulst. Bekijk onze andere diensten in Poperinge of dezelfde dienst in een naburige stad.